Bij het demonstreren van SDR Account bij accountants- en administratiekantoren worden vragen gesteld om een beter inzicht te krijgen in de werking van SDR Account. Wij verzamelen de relevante vragen en antwoorden om de bezoeker van de site ook dat inzicht te geven. Hieronder ziet u een overzicht van die vragen en antwoorden.

Waarom dit pakket? Mijn software leverancier zegt dat in hun pakket de bankmutaties ook kunnen worden ingelezen.
Dat klopt in vrijwel ieder pakket kunnen bankmutaties ingelezen worden. Indien bedrijven zelf hun administratie voeren en via de administratie facturen betaalbaar stellen, wordt deze module vaak gebruikt. Een deel van de mutaties worden dan teruggevonden en automatisch geboekt. Als u als accountant de module gebruikt moet u iedere mutatie nog openen en coderen. In de praktijk kost dit mogelijk nog meer tijd dan gewoon boeken.

Er wordt veel nadruk gelegd op het laten vastleggen van de basismutaties door de cliënt. Waarom eigenlijk?
Zeker als de administratie bestaat uit een in- en verkoopboek is het interessant de cliënt de facturen te laten vastleggen. Er moet namelijk een zekere discipline ontstaan door de vermelding van factuur, debiteuren- en crediteurennummer. Die nummers moeten vermeld gaan worden bij de betaling om het pakket optimaal zelf te laten coderen. De cliënt is best in staat delen van de administratie zelf te doen, door het pakket te laten gebruiken, voorkomt u dat u de mutaties nogmaals moet invoeren. Als de cliënt ziet dat zijn werk kosten bespaart wil hij ook wel meer gaan doen. In de praktijk is gebleken dat cliënten heel erg enthousiast zijn over het zelf inlezen en coderen van de bankmutaties. Zij zien dan dat de manier van werken resultaat oplevert. De cliënt kan veel meer dan uw personeel u wilt doen geloven.

Je ziet steeds meer automatische afschrijvingen. Hoe regel je dat die posten ook automatisch gecodeerd worden.
Bij een automatische afschrijving kan je inderdaad geen crediteuren en factuurnummer meegeven. De crediteur herkent het pakket niet alleen aan het nummer maar ook aan het banknummer waar de betaling aan wordt gedaan. Als de crediteur bekend is en het bedrag overeenstemt, kan het pakket de post juist coderen.

Het pakket maakt exportbestanden die in een administratiepakket moeten worden ingelezen. Hoeveel tijd vergt dat inlezen?
Dat verschilt per pakket. Wij propageren voor administraties waar de cliënt tussentijds niet zit te wachten op een computeruitdraai niet te vaak in te lezen. In principe kan uit SDR Account als alle mutaties erin zitten en gecodeerd zijn, de BTW aangifte worden geprint. Door zo’n administratie maar één keer in te lezen in het administratiepakket bespaart u tijd. Het inlezen van zo’n 1.000 mutaties kost gemiddeld ongeveer 10 minuten. Als er geen debiteuren- en crediteurenadministratie is gaat het inlezen sneller.

Als de cliënt een crediteurenadministratie heeft blijft hij crediteuren bijmaken. Hoe los je dat dan op immers het administratiepakket kent die nummers niet.
Bij het inlezen van de mutaties in SDR Account gaat het aanmaken van die nieuwe crediteuren automatisch. Zodra er geëxporteerd gaat worden naar het administratiepakket, kijkt de software naar de nummers die sedert de vorige export zijn aangemaakt. Die worden in een apart bestand gezet en moet u eerst inlezen in uw administratiepakket voorafgaand aan de overige mutaties.

Ik zie dat bij het coderen van een post bijvoorbeeld een Shell benzinebon aangeeft dat er nog een aantal soortgelijke betalingen zijn en of die ook op hetzelfde grootboeknummer moeten. Is dat niet gevaarlijk zo te coderen er kunnen ook posten tussen zitten die helemaal niet op benzine moeten?
De opmerking is juist, maar de vraag is of dit nu zo spannend is of bijvoorbeeld een aankoop in de Shell shop autolampen op brandstof of onderhoud staat. Bovendien worden alle posten die op deze wijze gecodeerd worden met een teken aangegeven, zodat bij het doornemen van de administratie deze posten opvallen. Als u elke bon wilt bekijken kan dat.

Als er gebruik wordt gemaakt van betalingskorting, gaat de codering dan ook nog automatisch?
Ja, maar alleen als factuur- en debiteuren- of crediteurennummer is vermeld bij de betaling en als de korting binnen de 3% blijft. U kunt in het grootboek aangeven op welke rekening de betalingskorting moet worden geboekt.

De cliënt kan zijn mutaties niet verzenden als niet alle posten gecodeerd zijn, maar er zijn cliënten die sommige posten niet kunnen coderen. Dan krijgen zij de mutaties nooit bij de accountant.
Het volledig coderen is een controle, immers administratiepakketten gooien ongecodeerde mutaties eruit en dan mis je aansluitingen met banksaldo etc. Er moet dus een afspraak gemaakt worden met de cliënt wat hij moet doen met voor hem onduidelijke posten. Vaak kiest men voor het boeken op een vraagposten rekening en dan separaat scannen en verzenden van de stukken met betrekking tot die post. De codering kan dan door de accountant worden aangepast.

In het pakket zit een berekening van de BTW aangifte. Als een cliënt niet alle mutaties vastlegt klopt die berekening niet.
De aangifteberekening kan alleen maar worden gebruikt door de cliënt als alle mutaties door hem zijn ingevoerd. Indien een in- en verkoopboek wordt bijgehouden heb je bij een onderneming zonder kasverkeer vrijwel de volledige BTW in beeld. Anders kan de BTW aangifte pas gebruikt worden als de accountant de overige mutaties heeft aangevuld.

Kan ik verkoopfacturen ook inlezen in het pakket vanuit het factureerpakket van de cliënt.
Ja dat is vrijwel altijd mogelijk, maar vergt wel wat werk ter plaatse bij de cliënt. Gekeken moet worden hoe het exportbestand eruit ziet en kan worden omgezet in de volgorde die in SDR Account zit. Wij kunnen dit maatwerk bij uw cliënt verzorgen. Voor relatief geringe kosten bespaart de cliënt zich er veel invoerwerk.

Jullie benadrukken steeds dat de cliënt moet vastleggen en indien mogelijk ook zelf de bank moet coderen. Maar als het nu zo weinig tijd kost om zelf te coderen, schakel je de cliënt toch niet in?
Bij het zelf basisgegevens vastleggen is niet alleen het voordeel dat je als kantoor de mutaties niet hoeft in te toetsen. Wat ook meespeelt is dat de stukken dan bij de cliënt kunnen blijven, dat vindt hij prettig en scheelt het heen en weer geloop met ordners. In de tijd die hij nu kwijt is met het brengen en ophalen van zijn ordners kan hij de bank makkelijk coderen. Of de ingelezen bankmutaties grotendeels automatisch gecodeerd worden, is afhankelijk van de werkwijze van de cliënt. Als hij de bank zelf codeert, kan hij zijn werkwijze aanpassen en kom je sneller op het niveau waar je de cliënt op wil hebben. Het is toch prima als de werkzaamheden van het kantoor zich beperken tot per kwartaal een half uur voor het inlezen van de mutaties. De administratieve dienstverlening wordt voor de cliënt dan wel heel erg betaalbaar en die cliënt raak je nooit meer kwijt op basis van uw declaratieniveau.

Van welke banken kunnen de bankmutaties worden geimporteerd en in welk formaat?
De volgende formaten worden door SDR Account ondersteund:

• ABN AMRO (MT940, BSI)
• Fortis (SWIFT, MT940)
• ING Bank (ASCII, MT940)
• Postbank (ASCII, MT940)
• Rabobank (Vaste ASCII, CSV)
• Van Lanschot (MT940)
• SNS (MT940)

Indien u werkt met bankmutaties die hierboven niet zijn genoemd, dan passen wij SDR Account aan en kunt u in een nieuwe versie uw bankmutaties wel importeren.

Kan je alles wat in het bankboek al gecodeerd is, aanmerken als niet zichtbaar? Dit, om duidelijk te kunnen zien wat er nog gecodeerd moet worden?
Je kan in het bankboek een vinkje aanzetten: ‘zonder grootboek’

Welke BTW aangiften worden ondersteund?
De volgende BTW rubrieken worden door SDR Account berekend:

• 1a Levering/diensten belast met 19%
• 1b Levering/diensten belast met 6%
• 1d Privé gebruik
• 1e Levering/diensten belast met 0% of niet belast
• 5a Verschuldigde omzetbelasting
• 5b Voorbelasting
• 5c subtotaal 5a min 5b